Статия

Крайно ръководство за планиране на вашата компания за отстъпление в Калифорния Wine Country



Напитки

Като вицепрезидент на корпоративни и групови продажби за WineCountry Media - която притежава и управлява NapaValley.com , Sonoma.com , и WineCountry.com - Помогнах на компании от цял ​​свят да планират своите корпоративни и групови срещи, отстъпления и събития в Wine Country на Калифорния. И всеки път има важни елементи, за които тези компании не са се сетили, преди да се свържат с мен относно предстоящата им среща или отстъпление.

Така че искам да споделя моите 14 най-важни съображения, които изпълнителният директор, изпълнителният асистент или организаторът на събития трябва да има предвид, когато планира корпоративно отстъпление в Калифорния Wine Country. Моят частен, опитен в битките контролен списък за създаване на успешно отстъпление на Wine Country, за да спечелите слава от колегите си и да ви накара да изглеждате като професионален организатор на срещи.

Точно тогава: Нека да разровим. По-долу е действителният въпросник, който използвам за всеки нов корпоративен клиент, такъв, който съм усъвършенствал от работа с голямо разнообразие от компании и услугите, от които те и техните служители се нуждаят, след като пристигнат. С последния въпрос ще разберете кога, къде, какво и как е необходимо, за да планирате следващото си успешно събитие на Wine Country.


Въпросник




# 1. Каква е целта на вашето събитие?

От 10 най-често срещани типа фирмени събития , помага да се знае точно в каква категория попада вашето събитие, така че продавачите на групи в хотелите и курортите Wine Country да знаят как да отговорят на RFP (Заявка за предложение) съответно. Например ръководна среща или семинар за обучение на екип от служители най-вероятно ще се проведе на закрито, често в зала за срещи без прозорец, за да се избегнат разсейки, докато поощрителната вечеря на екип може да се проведе на открито в лозе или във винена пещера. Предоставянето на правилния етикет на вашето събитие в началото може да предотврати множество проблеми по-късно.



# 2. Колко голяма е вашата група?

Имайте предвид, че повечето хотели и курорти на Wine Country считат 10 души за минимален размер на „група“. Всеки размер, по-малък от този, най-вероятно няма да ви даде предимствата от групова резервация. Ако не знаете точния размер на вашето парти, това е добре - хотелите очакват това и ще дадат на клиентите свобода на действие за резервирани стаи.


След като разберем приблизителния брой във вашата група, ние го сравняваме с най-подходящия хотел или курорт Wine Country. По-малките групи обикновено се съчетават по-добре с малки до средни имоти и уникалната услуга, която предоставят, често е по-лична, докато големите курортни имоти могат да ви спестят хиляди транспортни разходи, като разполагат с всичко, което вашите групи искат или имат нужда : ресторанти, спа центрове, дегустация на вино и дори боулинг в Meritage Resort and Spa .



# 3. Била ли е групата ви преди това в страната на виното? Ако да, къде отседнахте?

Не е необичайно координаторите на групови събития да казват, че искат да останат в долината Напа, след което в крайна сметка да останат в окръг Сонома, дори когато нямат представа, че хостването на ритрийт в окръг Сонома е дори опция (обикновено това е средният хотел в долината Напа стаята, която помага да ги убедите). Ако клиентът е бил в Wine Country и преди, тогава те обикновено имат ясна представа къде искат да бъдат домакини на тяхното събитие. И знаейки къде са отседнали и вечеряли, ни кажете да не изпращаме RFP на същите места, освен ако те изрично не го поискат.




# 4. Искате ли да отседнете в долината Напа или окръг Сонома?

Около 90% от клиентите на корпоративни събития казват, че искат да бъдат домакини на отстъплението си в долината Напа, но когато се препоръчва и окръг Сонома, те обикновено са отворени за това като опция. Това, което обикновено определя крайната им дестинация, е цената: Хотелската стая в окръг Сонома обикновено е с около 30% по-малка от долината Напа и повечето хора ахнат, когато чуят средната цена на цената за лятна стая през уикенда в долината Напа.



# 5. Колко стаи ще ви трябват за вашата група?

Този въпрос често предизвиква смях. Мисълта, че ръководителите на компании споделят хотелска стая, е доста забавна за асистенти. Но ще се изненадате колко често това спъва човека, натоварен да планира корпоративното събитие. Иска ли компанията да спести пари, като екипът споделя стаи? Ще искат ли някои от персонала да доведат своите партньори (или могат)? Освен бюджета, наличието на ясна представа за това колко стаи ще ви трябват е един от най-важните фактори за резервиране на отстъпление за компания.




# 6. Каква е вашата дата на пристигане и заминаване?

Стандартният за индустрията отговор на този въпрос е да се посочат датата на пристигане и датата на заминаване, в този формат: Ще пристигнем в сряда, 3 март и ще заминем в неделя, 7 март. Само казването, че е 3-дневно отстъпление, е неясно когато става въпрос за резервиране на събитие за $ 40 000, яснотата е от ключово значение. Ако не знаете точните дати, в които ще отседне вашата група, човек, който продава хотели, може да ви даде приблизителна оценка на разходите и вероятно няма да разполага с блок от стаи за вас. Това не е прекъсвач на сделката, но ясната дата на пристигане и заминаване ще улесни работата на всички.

И FYI, много хотели и курорти на Wine Country имат минимум 2 нощи през уикендите, така че ако вашето корпоративно отстъпление приключи в събота, може да бъдете таксувани и за събота вечер. И тъй като Wine Country е толкова популярна дестинация за туристите през почивните дни, резервирането на вашето събитие от неделя до четвъртък може да ви спести хиляди долари.



# 7. Датата на вашето пристигане и заминаване гъвкава ли е?

Макар че е полезно да имате дати на пътуване, поставени в камък, това не е от решаващо значение. Хотелите и курортите често питат дали датите на груповите ви събития са гъвкави, тъй като понякога се продават на тези конкретни дати или дори само на първия или последния ден. Казвайки, че сте добре с понеделник-вторник или вторник-сряда, продавачът на хотели предлага много повече свобода.



# 8. Какъв е прогнозният Ви бюджет?

Ще се изненадате колко често нов клиент на групово събитие няма отговор на този въпрос, или защото не му е бил даден бюджет, или корпорацията се свързва с нас, за да определи какъв трябва да бъде бюджетът им. Наличието на прогнозен бюджет не е от решаващо значение, но е много полезно за определяне на калибъра, времето и местоположението на хотел или място за корпоративно отстъпление. За средно групово събитие (хотел, място за срещи + F&B + A / V, транспорт, хранене), минимум 500 долара на човек на вечер е добро начало.


Що се отнася до бюджетите, дума, която бихте искали да имате във вашия лексикон, е „концесии“, което е хотелско жаргон за безплатни. Въпреки че не договаряме групови цени за вас, хотел или място за срещи често предлагат допълнителни отстъпки за нашите клиенти, тъй като работим с тях толкова често. Накратко, резервирането на вашето корпоративно събитие чрез нас ще ви спести пари и искането за допълнителни отстъпки - като например размахване на курортната такса или такса за Wi-Fi - ще ви спести още повече пари.



# 9. Какъв е разходът на стадион за стаи?

Ако клиентът на корпоративно събитие няма предвид бюджета, те почти винаги имат идея за това колко искат да похарчат за стая на вечер. Цените на стаите за групи обикновено са по-ниски от цените на „пътуванията за свободното време“, а цените от неделя до четвъртък са почти винаги далеч по-евтини от цените през уикенда, тъй като Wine Country е популярна дестинация за бягство през уикенда.

Знанието колко сте готови да похарчите за хотелска стая е много полезно за определяне кои хотели са най-подходящи за вашата група. В най-ниския край на лятото очаквайте да платите около 250 долара на стая в окръг Сонома. За луксозен имот в долината Напа през разгара на сезона очаквайте да платите минимум около 500 до 600 долара на стая за нощувка.



# 10. Ще ви трябва ли и транспорт?

Отново ще бъдете изненадани от това колко хора, натоварени със задачата да съберат отстъплението на компанията, не вземат предвид транспортните разходи, както от летището, така и извън хотела. Много малко хотели в Wine Country имат директен трансфер от летищата в Сан Франциско и Оукланд (Doubletree Sonoma Wine Country е рядко изключение), така че ако имате нужда от пътуване от летището или до винарна от вашия хотел, ще трябва да резервирате транспортна компания доста предварително. В WineCountry сме си партнирали с няколко местни транспортни компании и ще се радваме да препоръчаме най-подходящото за вашата група.



# 11. Ще ви трябва място за срещи? Ако да, кои дни ще ви трябват, за да резервирате място за срещи и за колко души? Ще ви трябват ли аудио / видео и F&B? Има ли вашата група някакви други нужди?

Почти всяко корпоративно или групово събитие се нуждае от някакво място за срещи или заседателна зала, било то в хотел или във винарна. Въпросите, на които искате да имате отговори предварително, включват: За колко души? За какъв период през деня? Ще ви трябва ли услуга за храна и напитки? Искате ли да се сервира алкохол (например във винарна)? Ще ви трябва аудио / видео оборудване? Как искате да сте подредени масите и столовете? Ще имате ли сесии за пробив?

Типичните разходи за наемане на място за срещи варират значително в Wine Country. Имаме някои партньори в хотелите, които често размахват таксата за наемане на място за срещи (обикновено, ако клиентът се съгласи с минимална такса за храна и закуска), докато други таксуват четирицифрени минимуми. Ако ще поискате отстъпки, таксата за място за срещи е добро място за начало.



#12. Ще имате ли нужда от помощ при организирането на обяд или вечеря?

За повечето корпоративни и групови събития, които се провеждат в долината Напа и окръг Сонома, обядът е включен в таксата за храна и закуска в заседателното пространство, или като обяд в кутия, или като настройка на бюфет или в заседателната зала, или в коридора. Ако вие и вашите колеги искате да обядвате или вечеряте далеч от хотела, ние сме щастливи да предложим препоръки за вас (тук сме всички сноби за храна, така че няма да ви насочим погрешно). Една популярна възможност е да имате групова вечеря във винарна, или извън лозята, или във винена пещера, като фантастичното изживяване в пещерната трапезария в Лозя Пайн Ридж в долината Напа.

Имайте предвид, че ако ресторантът или винарната не са на пешеходно разстояние - една чудесна причина да резервирате хотел в центъра на града - вероятно ще трябва да наемете транспортна компания, ако искате да пътувате като група, която може да стане скъпа. Освен това Uber и Lyft се предлагат в цялата Wine Country.



# 13. Ще ви трябва ли помощ при организирането на дейности, като дегустация на вино?

Кога в Рим, нали? Почти всяко корпоративно и групово събитие, което помагаме, включва посещение на една или повече винарни за дегустация и препоръчването на винарни е нашата специалност. Както при храненето в ресторант извън обекта, имайте предвид, че ако винарната, която искате да посетите, не е на пешеходно разстояние, вероятно ще трябва да наемете транспортна компания или услуга за споделяне на пътувания. И въпреки че може би просто дегустирате вино на малки глътки, ще се изненадате колко бързо нивото на алкохол в кръвта ви може да нарасне над .08%.



# 14. Интересувате ли се да правите други дейности освен дегустация на вино, като състезания по готвене на тийм билдинг?

Заедно с дегустацията на вино, в Wine Country се предлагат десетки други дейности, които можем да ви помогнем да организирате вашето групово събитие, всичко - от велосипедни обиколки на Sip-n-Cycle до гастрономически и винени обиколки, събития за тийм билдинг (състезанията по готвене са наистина популярни ), уроци по смесване на вино и разходки с лозя. За да видите широка гама от забавни дейности на Wine Country за вашата група, разгледайте WineCountry Experience .


Ако стигнахте до края на тази статия, поздравления! Вече имате всички отговори да организирате забавно и ползотворно корпоративно или групово събитие в Калифорния Wine Country. Следващата стъпка е да ми се обадите на (415) 518-1402 или да ми изпратите имейл на matt@winecountry.com . Не само ще ви помогна да намерите идеалните места за следващото ви корпоративно събитие или събитие в екип, ще ви свържа с точния човек, с когото трябва да говорите - и вероятно ще ви помогне да спестите и пари.

И накрая, споменах ли, че нашата услуга за препоръки и препоръки е безплатна? Ние печелим малка комисионна от нашите партньори в хотела за таксата в стаята, но хотелът покрива тази цена, а не вие. Така че наистина няма причина да не използваме нашата услуга за препоръки и препоръки за корпоративни и групови събития в долината Напа и окръг Сонома.


- Ръководство за дегустация на вина като професионалист -

- 9-те най-добри хотели в страната с вино, които да посетите през 2018 г. -


Препоръчано

Честването на изкуството на шампанското саблиране се проваля

Wine Guru
Статия